Odobravanje računa
Upravljanje financijskom dokumentacijom je u svakoj organizaciji dugotrajan i složen proces. Uglavnom se radi o upravljanju papirnatim dokumentima koji se vrlo često kopiraju i prepisuju, te postoji velika opasnost da se ti dokumenti zagube ili krivo unesu.
Postoji jednostavan način da se takav proces učini troškovno učinkovit, transparentan i efikasan. Ključ je u automatizaciji poslovnog procesa i uvođenju cjelovitog rješenja koji će pratiti financijsku dokumentaciju od ulaska u tvrtku do knjiženja i arhiviranja. Integracijom sa ostalim sustavima zaokružuje se poslovni proces – od ispravnog prepoznavanja svih stavki na računu, povezivanja dokumenata sa ulazom/izlazom sirovina i robe – do automatskog unosa u ERP kako bi se eliminirale pogreške pri knjiženju.
Unošenje računa u sustav
Poslovni proces započinje skeniranjem i OCR čitanjem podataka s dokumenata i njihovim uparivanjem s podatcima o dobavljaču, ukoliko dobavljač već postoji u ERP bazi podataka. Time se izbjegava potreba za višestrukim unosom podataka ili pojavljivanje različitih partnera od sličnim imenom. Sa računa se automatski u sustav upisuju podatci kao što je dobavljač, iznos, datum dospijeća plaćanja, broj računa i drugi parametri potrebni za proces obrade. Obzirom na sve prisutniju primjenu e-računa sustav podržava punu primjenu elektroničkog poslovanja.
Originalni dokument moguće je odmah pohraniti u fizičku arhivu jer je pristup do njega potreban samo u iznimnim slučajevima.
Sustav osim centraliziranog skeniranja podržava i distribuirano skeniranje. Time se bez obzira na mjesto gdje fizički dolaze dokumenti odmah stavljaju u sustav i idu u proces. Ne čeka se fizička dostava dokumenata već se svi dokumenti nalaze digitalizirani u centralnom sustavu.
Kontrola i odobravanje računa
Uvezeni dokument se automatski prosljeđuje korisniku koji treba provjeriti valjanost dokumenta. Potom se ručnim ili automatskim izborom odgovorne osobe ili organizacijske jedinice, dokument prosljeđuje na provjeru ili potpisivanje kod grupe korisnika koji su ovlašteni za potpisivanje.
Koraci u procesu kontrole i obrade su:
- Provjera i razrada (odgovorna kontrolna služba u organizacijskoj jedinici) - potvrđuje primitak računa (ili odbija), provjerava stavke na računu, uspoređuje s pratećom dokumentacijom i po potrebi dodaje dokumentaciju i atribute kao što je mjesto troška. Svojim supotpisom potvrđuje ispravnost unesenih podataka i prosljeđuje račun na ovjeru odgovornoj osobi.
- Ovjera – Odgovorna osoba ili više njih ovjerava račun. Moguće je dodijeliti grananje prema različitim poslovnim pravilima kao na primjer po iznosu (npr. svi računi veći od određenog iznosa zahtijevaju supotpis više direktora).
- Likvidatura (Računovodstvo) – Svi podatci se automatski upisuju u ERP sustav. Time se izbjegava višestruki unos podataka i mogućnost unosa pogreške.
Aplikaciji za obradu ulaznih računa korisnici pristupaju pomoću Internet preglednika. Korisničko sučelje je posebno prilagođeno. Korisnici u svakom trenutku mogu vidjeti sliku dokumenta na kojem rade, svu pripadajuću dokumentaciju i komentare osoba koje su prije njih radile na tome slučaju.
Prilagođenost naručitelju
Sustav mora odražavati realnu sliku organizacije tvrtke – naručitelja (organizacija i procesi u tvrtki, infrastruktura, lokacijska distribuiranost, ... )
U organizaciju naručitelja ulaze:
- organizacijske jedinice - različni uredi, odjeli, područja i ostali oblici organizacijskih jedinica, bilo na jednoj ili na više lokacija;
- uloge korisnika u procesima - s obzirom na organizacijsku strukturu npr. radnik, predradnik, šef, direktor, kao i uloge korisnika u pojedinom postupku, koji može i ne mora biti povezana s položajem u tvrtki;
- procesi pri radu s pojedinim dokumentima
- prava - s obzirom na organizaciju, uloge, korisnike, tipove dokumenata, statusa dokumenata i ostalih svojstava;
- jednostavna administracija – da omogući brzo i jednostavno slijeđenje promjena u organizaciji naručitelja i promjena uloga i prava pojedinih korisnika.
Prilagodljivost postojećem informacijskomu sustavu
Naručitelji obično imaju djelomično informatiziran sustav za obradu računa, prije svega za transakcijske sustave, a manje za dokumentacijske sustave.
U transakcijskim sustavima se obrađuju strukturirani podaci preuzeti iz računa i ostale dokumentacije.
Za učinkovito rješavanje problema pri likvidaciji računa potrebno je aplikaciju integrirati s postojećim sustavom na optimalan način.
Obično se postojeći sustav koristi u dosadašnjem obliku za unos podatka iz ulaznih računa, a onda se podaci prosljeđuju dokumentacijskom sustavu. Iz dokumentacijskoga sustava se omogućuje pristup do slike dokumenta preko transakcijskoga sustava.
Jednostavnost korištenja
Jednostavnost korištenja je nužan uvjet za korištenje aplikacije. Ako aplikacija premalo nudi, nije upotrebljiva, jer ne udovoljava potrebama poslovnih korisnika. Ako aplikacija nudi previše mogućnosti, postaje nepregledna, teže je nadzirati djelovanje i održavanje postaje otežano. Korisnike je pri presloženoj aplikaciji teško naučiti korištenju i obično dolazi do otpora.
Aplikacija treba biti što jednostavnija za korištenje, a da ipak odražava sve značajke tvrtke - naručitelja. Korisničko sučelje treba biti tako uređeno, da korisnika intuitivno vodi i da dolazi do što manje korisničkih grešaka u radu. Jednostavnost korištenja omogućena je korištenjem standardnih programskih alata temeljenih na internet/intranet tehnologiji, npr. MS Internet Explorer.